電子郵件內容書寫格式，郵件在線溝通講求時效，所以電子郵件的內容力求簡明扼要，并求溝通效益。一般信件所用記頭語、客套語、祝賀詞等，在在線溝通時都可以省略。但稱呼，正文，結束，落款/簽名四點要盡量完整。
1、稱呼。 1）如果有收件人的姓名的話可以讓對方感覺更加友好。 2）若知道對方的性別可以用：先水小姐、*女士。? ?3）如果知道對方的身份可以用*總經理、*經理、*董事長、X總、×董、X經理。

2、正文。正文做到主題明確，語言流暢，內容簡潔。在撰寫正文時還應注意以下幾點，以示禮貌和尊重，以免造成不必要的困擾。1）在撰寫英文信函時，只對一兩個詞進行大寫以示強調全篇都用大寫是不禮貌在撰寫中文的時候，只對部分以示強調的詞采用加粗等方式。 2）不要在信件中發泄不滿，應面對面的解決。 3）回復信件時，有必要加上部分的原文以方便對方了解回信內容。 4）若摘錄的原文很長應先把回復內容放到前面原文內容在后 。 5）在收件人明白其意時才可使用俚語或縮寫。 6）如果有附件，應該在正文處說明附件的內容和用途。

3、結束。 1）如果可提供好的選擇，應在結尾處提出如：請您考慮，有任何需要咨詢，請電話或EMAIL聯系我.。? ?2）最好的結尾要著眼未來：如：希望我們能夠達成合作。? ?3）結尾應顯示誠懇：如：感謝您抽空洽談

4、落款/簽名目前，有不少網民時常會因為自己的電子信箱中堆滿了無數的無聊的電子酃件，甚至是陌生人的電子郵件而煩心不堪。對其進行處理，不僅會浪費自己的時間和精力，而且還有可能會耽擱自己的正事，鑒于此，在商務郵件中應該有落款/簽名，以示身份。

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